📌 Was ist eine E‑Rechnung?

Eine E‑Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein elektronisches Dokument, das in strukturiertem Format (z. B. XML) ausgestellt, übermittelt und automatisch verarbeitet werden kann – ganz im Gegensatz zu einer einfachen PDF‑Datei. Diese Struktur ermöglicht elektronische Verarbeitungsschritte ohne manuelle Dateneingabe – insbesondere mit Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD‑XML.

Gesetzliche Anforderungen (Deutschland & EU)

Was ist bezüglich der E-Rechnung in Deutschland zubeachten?

• Muss den Vorgaben der EU‑Norm EN 16931 entsprechen
• Anerkannte deutsche Formate: XRechnung und ZUGFeRD
• Analog zur klassischen Papierrechnung: alle Pflichtangaben laut § 14 UStG
• Für den Vorsteuerabzug gelten weitere Anforderungen: Echtheit, Unversehrtheit, maschinelle Verarbeitung, Empfängereinwilligung u. a.

Schauch euch dazu auch gerne den https://buchhaltungs-leitfaden.de/ an.

Reformen im E‑Rechnungsrecht

1. Pflicht für öffentliche Auftraggeber

• Seit 2018–2020 gilt für Bundesbehörden und andere öffentliche Stellen in Deutschland eine Pflicht zum Empfang von E‑Rechnungen im XRechnung‑Format

2. E‑Rechnungspflicht für Geschäftskunden

• Ab 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen – ausgenommen Kleinunternehmer – E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten können
• Papier und einfache PDF gelten ab dann nicht mehr als E‑Rechnung – allein strukturierte XML‑Formate sind zulässig
• Einige Ausnahmen: Kleinbeträge bis 250 € brutto, B2C‑Rechnungen, steuerfreie Umsätze, Fahrausweise

Vorteile für Unternehmen

• Automatisierte Verarbeitung → weniger manuelle Arbeit, sinkende Fehleranfälligkeit .
• Schnellere Durchlaufzeiten und verbesserte Liquidität durch medienbruchfreie Rechnungsabläufe
• Kosteneinsparung: weniger Papier & Porto, geringere Verwaltungsaufwände .

Schritte zur Einführung

1. E‑Rechnungsfähigkeit prüfen
   • Bestehende ERP‑ oder Rechnungssoftware: bietet sie XRechnung/ZUGFeRD?
2. Formate wählen
   • XRechnung: Pflichtformat für öffentliche Aufträge.
   • ZUGFeRD: Hybridformat – strukturiert + eingebettete PDF.
3. Technische Infrastruktur bereitstellen
   • API, E‑Mail‑Portale, PEPPOL‑Netzwerk oder EDI‑Anbindung.
   • Digitale Signatur oder internes Kontrollverfahren für Echtheit & Unversehrtheit.
4. Prozessanpassung & Schulung
   • Rechnungslegung, Eingangsworkflow, Schnittstellen testen.
   • Mitarbeitende in Buchhaltung & IT schulen.
5. Partnerkommunikation
   • Geschäftspartner informieren – auf die Umstellung hinweisen.
   • Digitale Annahme erklären, ggf. Einverständnisse einholen (für B2C).

Was 2025 auf euch zukommt

• Strukturpflicht: Nur noch E‑Rechnung mit strukturierten Daten (§14 UStG).
• Verarbeitungsfähigkeit: Alle Unternehmen müssen ab 2025 diese Rechnungen empfangen können – unabhängig von Einwilligung
• Ausnahmen: gelten nur bei geringen Beträgen oder besonderen Fällen.

Vergleich der E-Rechnungsformate: XRechnung, ZUGFeRD und EDI

Format	Zielgruppe / Einsatzbereich	Vorteile	Nachteile
XRechnung	Öffentliche Auftraggeber (B2G), gesetzlich vorgeschrieben	✅ Gesetzeskonform für B2G ✅ Strukturiert & maschinenlesbar ✅ Weit verbreitet bei Behörden	❌ Kein visuelles Layout ❌ Nur XML-Datei, keine kombinierte Darstellung
ZUGFeRD	B2B-Unternehmen, KMU, Dienstleister	✅ Kombination aus PDF & XML ✅ Für Menschen & Maschinen lesbar ✅ Gute Integration in bestehende Prozesse	❌ Nicht immer für B2G zulässig ❌ Technisch komplexer als einfache PDF
EDI	Großunternehmen mit hohem Rechnungsvolumen	✅ Vollständig automatisierbar ✅ Individuell anpassbar ✅ Ideal bei vielen Transaktionen	❌ Hoher Einrichtungsaufwand ❌ Komplexe Systemintegration ❌ Nicht standardisiert

💻 Fazit & Empfehlungen

Die E‑Rechnung ist mehr als ein Papier‑Ersatz – sie bringt Digitalisierung, Effizienz und Rechtssicherheit in den Rechnungsworkflow. Unternehmen, die frühzeitig umstellen, profitieren von weniger Fehlern, schnelleren Prozessen und besserer Compliance.